要把你认识的人记录下来，你需要三样东西：一人一笔会累积而不是重复的记录、在认识他之后一小时内记下的情境，以及一个挂上去的日期，说明你下次什么时候联络。光是存起来不叫追踪。大部分联络人纪录只有第一样，后面两样都没有。
一句话版本
- 追踪由三部分组成：一人一笔记录、快速记下情境、一个下次的日期。少任何一样，这套系统就会悄悄停止运作。
- 一份只存人的联络人纪录，是一本多了几个步骤的通讯录。
- 一小时内记录。到隔天早上，你抄的是一张名片，不是在记录一段对话。
- 失败从来不在第一天。它在第四个月，当更新已经变成可选的，而什么都没有坏掉。
- 最低限度的诚实版本，是一张带日期栏位的试算表加一个每周回顾。如果你真的会跑，就用那个。
我该怎么记录我认识的人？
三个部分，顺序不重要，三个都有才重要。
一人一笔记录。不是一次见面一行，也不是每次都开一条新的笔记。当你再次见到一个人，那次见面必须并进既有的记录，否则你会得到一堆各自毫无意义的碎片。这也是大部分以手机为主的做法立刻就断掉的地方——通讯录把第二次见面当成重复或覆盖。
贴近事件的情境。在哪里认识、他做什么的（用你的话）、他在找什么、你答应了什么。这些名片上一样都没有，而且全都衰减得很快。
一个下次联络的日期。这是几乎所有人都会跳过的一部分，也是把一份清单变成一套系统的那一部分。没有它，你有的是一份整理得很好、但你永远不会打开的档案，因为打开它需要你先记得那个人。
一套追踪系统要活下来，需要什么条件？
你停止喂它的时候，必须有东西会坏掉。
这听起来很抽象，直到你去看私人系统实际上是怎么死的。不是难度——我那张联络人试算表很好更新，而且我更新过很多次。杀死它的是没有任何事情依赖它。它过期了不会有流程失败。没有同事来问。所以更新变成一件我有心情才做的事，而这在大约四个月内，从「很稳」衰减到「断断续续」再到「没有」。完整的版本写在 Personal CRM、试算表、Notion 模板。
工作上的 CRM 活得下来，是因为星期五有主管要拿它跑预测。私人的那一套没有这种强制力，所以你得把强制力建进去——要么是一个不管你有没有心情、它都存在的行程，要么是一套会主动把工作端出来、而不是等你去翻的系统。
其余的都是偏好。这一部分不是。
该记什么？什么时候记？
那个时间窗，比栏位本身更重要。
- 对话当中
- 还记得下什么：全部，但你一边打字就没在好好听
- 已经没了什么：—
- 一小时内
- 还记得下什么：他在找什么、他给人的感觉、你答应了什么
- 已经没了什么：没有重要的东西
- 当天晚上
- 还记得下什么：对话的大意，大概
- 已经没了什么：具体的措辞、那些随口带过的小事
- 隔天早上
- 还记得下什么：名字、公司、活动
- 已经没了什么：他实际上说了什么
- 一个星期后
- 还记得下什么：名片上印的任何东西
- 已经没了什么：那个人
让人意外的是「隔天早上」那一行。隔天早上配着咖啡处理名片，感觉很负责任，而到那个时候你抄的是一张名片，不是在记录一段对话。这就是为什么那么多人很勤快地把每一个联络人都输入进去，六个月后还是一个都对不上号——他们记录得很准确，只是站在衰减的另一边。
四个栏位就够了：在哪里认识、他做什么的（用你自己的话）、他在找什么，以及你说过你会做什么。最后一项的重要性超过它的篇幅，因为一个被忘掉的随口承诺，伤害一段新关系的速度比沉默还快。记录这一侧的细节写在「怎么记住你认识的人」。
我自己那套系统要求我做什么？
我会用量测而不是形容词来描述它，因为那是谈一套例行做法唯一诚实的方式。
有两条路进去。如果名片在手上，我就拍它：干净的名片七次点击，从头到尾大约 15 到 20 秒，其中大约两到三秒是模型在读那张名片。它会回来五个栏位——名字、职称、公司、电话、邮箱——那就是一张名片物理上装得下的全部。
如果我没拿到名片，或者那段对话的价值高过那张名片，我就改成用一两句话描述这个人。那要花 30 到 45 秒，因为「写」本身就是工作；之后的解析一样是两到三秒。它会回来十二个栏位而不是五个，包括我们怎么认识、他在找什么、他能提供什么。
所以句子那条路比较慢也比较有价值，而这就是这整个问题核心的取舍。记录速度是个已经解决的问题。名片装不下的，才是你之后会缺的那一块。
然后是第三部分，也是让它成为「追踪」而不是「归档」的那一部分。我存下一个人的时候，会自己设一个跟进日期——就在那个当下，趁我还记得为什么值得联络他。那个日期到期的时候，打开仪表板就会把这个人连同我当时写下的笔记摆到我面前。我自己的字，不是系统自己编出来的一套「他为什么重要」。
有两件事它刻意不做。它不替我判断谁变得重要了，也不在背景运行——不会冒出任何我没有安排过的东西，而且我还是得自己打开它。这个宣称比这个类别通常敢讲的要小，而我宁可讲小的那个。
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大部分联络人纪录失败在哪里？
三个地方，大致按频率排。
没有日期栏位。这份纪录存了「谁」，从来不存「什么时候」。它完整、准确，而且死的。这是差距最大的一种失败，也是最好修的一种。
一次见面一行。见了一个人三次，你有三行，没有一行讲得完整个故事，而且没有明显的方法把它们合并——除非你做一次你永远不会去做的手动整理。
记录得太晚。每一笔技术上都正确，而且里面没有任何你不能从名片上读到的东西，因为它们是隔周才写的。
注意这三个都不是存储问题。纪录本身通常没什么毛病。缺的是那个会让你再次打开它的结构。
最小可行的版本是什么？
一张五栏的试算表，加一个每周回顾。如果你真的会跑，别往下读了，去把它建起来。
栏位：名字、在哪里认识、他在找什么、我欠他什么、下次联络日期。按最后一栏排序。固定某一天打开它——每周同一天，放在一个不管你有没有心情、它都存在的日历时段里——然后把到期的那几行往下做完。
这真的就是这个类别里任何工具所做的大部分事。免费，档案是你的，而且每个人存得下的东西，比手机通讯录永远能做到的都多。
它唯一的弱点，是它完全依赖你继续去打开它，而那也正是我那一张死掉的方式。如果你以前把一套私人系统撑过六个月，那对你来说这不是真正的风险。如果你已经放弃过两套，那工具从来就不是变量，而第三套还要你手动维护的东西，结局会一样。
常见问题
我该怎么记录我认识的人？
一人一笔会随时间累积的记录、在认识之后一小时内记下情境、挂上一个下次联络的日期。没有日期的存储是一份档案——完整、准确，而且永远不会被打开，因为打开它需要你先记得那个人。
联络人纪录该包含什么？
在哪里认识、他做什么的（用你自己的话）、他在找什么、你答应了什么。再加一个下次联络日期。名片上印好的那些资料最不重要，因为那正是你随时都能补回来的部分。
认识一个人之后，多快该写下来？
一小时内。当天晚上还抓得住大意。到隔天早上，你抄的是一张名片，不是在记录一段对话——这就是为什么那么多份维护得很仔细的联络人清单里，塞满了主人对不上号的人。
联络人纪录为什么会停止更新？
因为你停下来的时候什么都不会坏。工作上的系统活得下来，是因为下游有人会发现错误；私人的那一套没有这种压力，所以更新每一天都是可选的，通常在第四个月左右衰减到零。
用试算表追踪联络人够不够？
够，只要你加一栏下次联络日期，并且跑一个固定的每周回顾。它每个人存得下的东西比手机通讯录多，而且不用钱。弱点是它完全依赖你继续去打开它。