Personal CRM 和试算表的差别，归结到维护，不是功能。试算表每个人装得下的东西比大部分通讯录 app 还多，不用钱，而且搜得到。它之所以失败，是因为没有任何事情依赖它——它过期了也不会有任何流程断掉，所以你就不再打开它。Personal CRM 唯一真正的优势，是它撑得过你的不上心。
一句话版本
- 论功能，试算表赢过大部分联络人工具。什么都存得下，不用钱，而且档案是你的。
- 它败在维护。一张私人的试算表过期了，不会有任何东西坏掉，所以也不会有任何东西告诉你它过期了。
- 我那一张就是这样死的。不是因为更新很难——是因为更新这件事，每一天、永远，都是可选的。
- Notion 模板多加了一套你同样要维护的结构。那是第二份维护工作，穿着「解决方案」的戏服。
- 诚实的问题不是哪个工具比较好。而是：你有没有曾经把一套私人系统撑过第四个月。
用试算表管联络人够不够？
够，如果你有在维护。这个条件承担的重量，比这句话的其余部分加起来还重。
试算表有一些真实的优势，是大部分反对它的人跳过不谈的。你可以在任何一栏里放任何东西，包括名片上从来没装过的那些。免费。搜得到。汇得出。档案是你的，没有人能单方面改变条款。跟一个每人只存五个栏位、完全没地方放情境的手机通讯录比，试算表是一次干脆的升级。那个比较写在Personal CRM 和手机通讯录。
单看回想这一项，一张有在维护的试算表赢过名片簿、相册照片和扫描 app，而且 personal CRM 的定义里要求的事，它大部分都做得到。定义本身在什么是 personal CRM。
决定一切的那个词是维护。
我那张联络人试算表，哪些地方其实做对了？
比我回头去看之前以为的还多。
它有一栏放情境——在哪里认识这个人、我们聊了什么。光是这一栏，就让它赢过我看过的每一个扫描 app，因为扫描器抽取的是名片上印的东西，而名片从来就没装过一段对话。这张表还让我可以一次对所有人排序、筛选、搜索，而这是没有任何通讯录做得好的事。
记录也不是问题。打一行不到两分钟，我打过很多次。任何告诉你「试算表失败是因为输入太慢」的人，都没有仔细检查过自己的失败。
我那张试算表为什么死了？
因为没有任何事情依赖它。
这就是全部的机制，而且值得停下来想一下，因为它几乎适用于每一套被放弃过的私人系统。工作上的试算表活得下来，是因为它出错的时候有人会发现。私人的那一张没有这种压力。它过期了不会有任何流程断掉。没有同事会来问。什么错都不会报。
于是更新它变成一件我有心情才做的事。而「有心情才做」会沿着一条可预测的曲线衰减：前几个星期很稳，第二个月开始断断续续，到第四个月，这张表已经是一份历史文件，我打开它会有点尴尬。
注意一下什么不是原因。不是难度。不是工具。不是缺了某个功能。这张表在它死掉的那一天，我需要的功能它全都做得到。杀死它的是：打开它这件事，每一天、永远，都是可选的，而唯一的执法机制是我自己。
这就是那个没有人写的失败模式，因为它没办法靠多加一栏来修。
Notion 的 personal CRM 模板呢？
我没有真的跑过一套，所以把下面当成推理，不是一个跟它共处过的人的报告。
Notion 模板是一张介面比较好看、底下有数据库的试算表。这个论点好的那个版本是真的：人和公司之间的关联、可以互链的笔记、筛选过的视图、一个比较整齐的思考空间。如果你本来就住在 Notion 里，多一个数据库的摩擦确实很低。
我保留的地方是：它多加了第二份维护工作。用试算表，你维护的是数据。用 Notion 模板，你维护的是数据加上结构——属性、关联、视图，还有你在第一周发明、到第六周已经想不起来的那套标签规则。模板之所以诱人，正是因为「把它设好」这件事感觉很有生产力。设定一套系统，是拥有一套系统当中最享受、也最没有用的那一部分。
如果试算表死于「更新是可选的」，那 Notion 数据库得的是同一种病，只是面积更大。我得先听到某个已经跑了两年的人说话，才会改变想法。
Personal CRM、试算表、Notion：各自做得到什么？
- 我自己试过吗
- 试算表：试过——它死了
- Notion 模板：没有，只有推理
- Personal CRM：正在做一个
- 费用
- 试算表：免费
- Notion 模板：免费方案，通常够用
- Personal CRM：看情况
- 存得下情境吗
- 试算表：可以，只要你开那一栏
- Notion 模板：可以，而且很丰富
- Personal CRM：可以，本来就是为此设计的
- 设定要花多久
- 试算表：几分钟
- Notion 模板：几小时，而且很享受，那正是陷阱
- Personal CRM：几分钟
- 第二次见面
- 试算表：新开一行，或者覆盖掉
- Notion 模板：新开一笔，链到那个人
- Personal CRM：并进同一份有日期的纪录
- 搜索
- 试算表：不错，而且是全表搜
- Notion 模板：不错，还有筛选视图
- Personal CRM：围绕「你实际上怎么记住一个人」来设计
- 会告诉你该跟进了吗
- 试算表：只有在你自己建了、而且你真的会去看的时候
- Notion 模板：只有在你自己建了、而且你真的会去看的时候
- Personal CRM：会——日期你设，它替你记着
- 你要维护什么
- 试算表：数据
- Notion 模板：数据加结构
- Personal CRM：数据
- 撑得过你的不上心吗
- 试算表：撑不过。它过期了什么都不会坏
- Notion 模板：撑不过，而且能过期的东西更多
- Personal CRM：这是它押注的地方——还没被量测过
最后一行是唯一重要的那一行，也是我目前还证明不了的那一行。我没有任何公开的使用数字，能显示人们真的会对我的系统浮出来的东西采取行动。在我有之前，那一行只是一个设计论点，而设计论点的价值，低于一张有人真的会去打开的试算表。
怎样才能让一张试算表活下来？
三件事。如果这三件你都做得到，就用试算表，别往下读了。
把它绑到某个会坏掉的东西上。一个你真的会跑的每周回顾，固定在某一天，表要打开。不是「提醒你去回顾」——是一个不管你有没有心情，它都存在的行程。
加一栏跟进日期，然后按它排序。大部分人存的是联络人，从来不存下一步。一栏日期能把一份清单变成一个队列，而这是试算表内部能做到的、最大的一次升级。
当下就把情境写下来，不要留到之后。你在当晚填的那一行，价值高过你在星期天填的那一行，因为到星期天你抄的是一张名片，不是在记录一段对话。
如果你曾经把一套私人系统撑过六个月，这三件事会成立，你不需要软件。
我没有撑过，所以我做了 Habitus Mind。每个人只有一笔记录，之后每一次见面都并进同一份有日期的纪录，而不是另开一笔。跟进日期由你自己设，一个人一个，而且是在你还记得原因的那一刻设——时间到了，打开仪表板就会看到这个人，连同你自己写下的笔记，用你自己的字。它不去解读任何人，只把在的东西抽出来归档。
Habitus Mind 采用邀请制，由管理员审核，没有公开注册。索取邀请。
这整场比较诚实的框法是：它不是工具之间的竞赛。它是一个关于你的问题。依赖你自律的工具，对自律的人来说运作得完美无缺，而发现自己不是那种人，并不丢脸——但如果你是在第四套被放弃的系统上才发现，那代价就高了。五个问题的测试能比再废掉一张表更快给你答案。
常见问题
用试算表管联络人够不够？
论能力，够——它每个人存得下的东西比大部分通讯录 app 多，不用钱，搜得到。它败在维护。一张私人的试算表过期了什么都不会坏，所以也没有东西告诉你它过期了，而更新它每一天、永远，都是可选的。
Notion 拿来当 personal CRM 好用吗？
它做得到，而且如果你本来就在 Notion 里工作，摩擦很低。保留的地方是：你除了数据以外还要维护结构——你设定过一次、之后想不起来的属性、关联和视图。设定一套系统感觉很有生产力，而它很少真的是。
联络人试算表为什么会被放弃？
因为没有任何事情依赖它们。工作上的试算表活得下来，是因为它出错的时候有人会发现。私人的那一张没有这种压力，所以更新会从「很稳」衰减到「断断续续」再到「历史文件」，通常在四个月内。
Personal CRM 和试算表差在哪里？
主要差在 personal CRM 会保管一个跟进日期，时间到了把这个人连同你写过的东西摆到你面前。试算表也做得到，只要你自己建那一栏，而且记得按它排序。
我该用试算表还是 personal CRM？
如果你曾经把一套私人系统撑过六个月，就用试算表——加一栏跟进日期，加一个固定的每周回顾。如果你已经放弃过两套，问题就不在工具了，而第三套还要你维护的东西，一样撑不住。